币加德ERP系统
ERP系统管理软件

erp系统基础资料

在使用ERP系统之前,需要维护好erp系统进销存、生产管理系统、财务软件等系统的基础资料(基础数据),包括物料(商品)、客户、供应商、仓库、人员、BOM物料清单、银行账户、结算方式、会计科目等。

erp系统基础资料

erp系统基础资料及业务剧本

erp系统要能正常运行离不开基础资料及业务数据的支撑,本文接下来模拟了一家制造型企业,对其进行业务需求分析后,编写了模拟剧本。本站其他系列的教程,都是建立在此处的模板剧本的基础之上的。这家企业是典型的生产制造型企业,基本信息如下:

名称:测试公司,

联系人:赵总,电话:151 1234 5678,

地址:江苏省昆山市阳澄湖路128号

模拟企业的基础数据(可以用企业的实际数据,并适度简化),并进行编码。

提醒:这里的模拟剧本并没有涵盖币加德ERP的所有功能模块,而且涉及到的模块也只是讲解了基本的功能,这样做的目的是通过模拟剧本可以快速熟悉币加德ERP的基本功能和操作。在“功能详解”部分会按照模块结构展开讲。

 

1、erp系统涉及的基础数据

提醒:编码原则:唯一性。部门、仓库采用汉语拼音首字母,看到编码就知道名称;人员采用流水号,易扩展;客户、供应商采用前缀+流水号,既有含义,又易于扩展。

表3-1 部门

代码* GLB XSB CGB CKB JHB SCB ZLB CWB
名称 管理部 销售部 采购部 仓库 计划部 生产部 质量部 财务部

特殊要求:

 

表3-2 人员

部门代码 GLB XSB CGB CKB JHB SCB ZLB CWB
代码* 100 200 300 310 320 400 500 600 610 620 700 800
名称 赵总 销售钱 采经理 采主管 采购孙 仓库李 计划周 生主管 生班吴 生班郑 质量王 财务冯

特殊要求:

 

表3-3 仓库

代码* DJC YLC CPC BPC WWC XCC FPC
名称 待检仓 原料仓 成品仓 半品仓 委外仓 现场仓 废品仓
纳入MRP N Y Y Y N N N

特殊要求:

 

表3-4 客户

代码* K001 K002
名称 客户001 客户002

特殊要求:

 

表3-5 供应商

代码* G001 G002 G003 G004
名称 供应商B 供应商D 供应商E 委外商C

特殊要求:

 

提醒:采购部负责整理供应商资料,销售部负责整理客户资料。

 

表3-6 货品分类

代码* YL CP BP BC FP
名称 原材料 产成品 半成品 包辅材 废品

特殊要求:

 

表3-7 货品

代码* A B C D E
名称 产成品A 原材料B 半成品C 原材料D 原材料E
单位 PCS PCS PCS PCS PCS
会计分类 产成品 原材料 半成品 原材料 原材料
商品分类 NA NA NA NA NA
安全存量 1 1 1 1 1
最低补量 1 1 1 1 1
补货倍量 1 1 1 1 1
进价控制 N N N N N
进价含税否          
进价上限          
售价控制 N N N N N
售价含税否          
售价下限          
主要来源 自制 采购 委外 采购 采购
批号管理 N N N N N

特殊要求:

 

表3-8 物料清单BOM

主件品号* A A C C C
子件品号* B C B D E
组成用量 1 1 1 1 1
底数 1 1 1 1 1
损耗率 0 0 0 0 0

特殊要求:

 

BOM诙谐理解:生产白酒饮品A,第一步:取纯净水B(1瓶),加食用酒精D(1克),再加食用香精(1克),搅拌均匀;第二歩:取纯净水B(1瓶),搅拌。如图3-1所示。

 

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图3-1 产品A的物料清单BOM

 

提醒:货品分类、货品(有行业特殊要求的需说明)、BOM由研发部负责。

 

如果需要进行生产工艺管理,还需要工艺基础数据,如表3-9 ~表3-13所示。

 

表3-9 车间

代码* C01 C02
名称 车间1 车间 2

特殊要求:

 

表3-10 机器

车间代码 C01 C02
代码* J01 J02
名称 机器01 机器02

特殊要求:

 

表3-11 作业

车间代码 C01 C02
代码* 01 02 03 04 05
名称 作业01 作业02 作业03 作业04 作业05

特殊要求:

 

表3-12 产品工艺(一个产品一道工艺,品号/工艺代码相同;一个产品多道工艺,工艺代码可以用品号加上流水码)【工艺序必须为01、02、03、……连续不间断】

品号* C A
工艺代码* C A
工艺序 01 02 03 04 05
作业代码 1 2 3 4 5
作业名称 作业1 作业2 作业3 作业4 作业5
工作站代码 C01 J01
机器代码 C02 J02

特殊要求:

 

表3-13 班次

代码* B W
名称 白班 晚班

特殊要求:

 

 

2、erp系统涉及的期初数据

模拟完企业的基础数据后,再模拟期初数据,如表3-14 ~表3-16所示。

 

表3-14 期初库存

仓库 YLC-原料仓
货品 B-原材料B
成本(数量*单位成本) 400.00(100 * 4.00)

特殊要求:

 

表3-15 期初应收

编号 K001 K002
名称 客户001 客户002
期初应收 5,000 0

特殊要求:

 

表3-16 期初应付

编号 G001 G002 G003 G004
名称 供应商B 供应商D 供应商E 委外商C
期初应付 0 1,000 0 0

特殊要求:

 

提醒:工艺基础数据由研发部、生产部负责。期初数据由仓库、财务负责。

 

3、erp系统涉及的业务期间数据

在实际编写剧本时,如果“客户”、“货品”等字段的栏位过宽,可以把A4纸设为横向,不建议另外使用Excel,一份Word文件交流起来更轻松。期间数据概要如图3-2。

 

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 图3-2 期间数据概要

 

业务按照实际先后顺序排列,形成业主时间轴,如表3-17。

 

表3-17 业务时间轴

日期 2020-12-01 2020-12-04 2020-12-08 2020-12-10 2020-12-15 2020-12-30 2021-01-05
业务

报价、订单、

请购、采购

进货、

委外工单、委外发料

委外入库、

工单、

生产领料

生产入库,

销货,

其他出库

其他入库、

调拨、盘点

客户收款、供应商付款

成本核算、

财务做账

 

①销售管理

销售管理主要涉及到报价、订单、发货,如表3-18。

 

表3-18 销售业务数据

单据 客户 货品 单位 数量 税率% 含税 单价

含税

单价

金额 税额

价税

合计

其他
12-01报价 K001 A PCS 10 13 Y 442.48 500.00 4,424.78 575.22 5,000.00  
12-01订单 K001 A PCS 10 13 Y 442.48 500.00 4,424.78 575.22 5,000.00 交期2020-12-10
12-10发货 K001 A PCS 10 13 Y 442.48 500.00 4,424.78 575.22 5,000.00 CPC-成品仓

特殊要求:

 

提醒:销售部负责销售管理部分的业务单据剧本编写,上面表格只罗列常用字段,针对每张单据,有特殊要求的需在表格下方说明,比如订单要增加XX1、XX2等字段。

 

②采购管理

采购管理主要涉及到请购、采购、进货,如表3-19。

 

表3-19 采购业务数据

单据 供应商 货品 单位 数量 税率% 含税 单价

含税

单价

金额 税额

价税

合计

其他
12-01请购   B PCS 20 13 Y           交期2020-12-4
  D PCS 10 13 Y          
  E PCS 10 13 Y          
12-01采购 G001-供应商B B PCS 20 13 Y 4.42 5.00 88.50 11.50 100.00 交期2020-12-4
G002-供应商D D PCS 10 13 Y 8.85 10.00 88.50 11.50 100.00
G003-供应商E E PCS 10 13 Y 13.27 15.00 132.74 17.26 150.00
12-04进货 G001-供应商B B PCS 20 13 Y 4.42 5.00 88.50 11.50 100.00

YLC-

原材料仓

G002-供应商D D PCS 10 13 Y 8.85 10.00 88.50 11.50 100.00
G003-供应商E E PCS 10 13 Y 13.27 15.00 132.74 17.26 150.00

特殊要求:

 

提醒:采购部负责采购管理部分的业务单据剧本编写,上面表格只罗列常用字段,针对每张单据,有特殊要求的需在表格下方说明,比如采购单要增加XX1、XX2等字段。

 

③仓库管理

除了采购入库、销售出库、生产领料、生产入库、委外发料、委外入库这些业务之外的出入库业务,使用其他出入库单据。

(12-10)其他出库:K002客户借出B,数量50件,YLC原料仓出。

(12-15)其他入库:K002客户还回B,数量50件,入DJC待检仓。

(12-15)调拨:把货品B,数量50件,从DJC待检仓调拨到YLC原料仓。

(12-15)盘点:YLC原料仓B,账面数量100件(期初100件 + 期间进货20件 - 生产领用20件 = 剩余100件),实盘数量99件,盘亏1件。

特殊要求:

 

④委外管理

究竟是先委外,还是先自制生产,要根据产品的BOM来定,根据“图3-1 产品A的物料清单BOM”可知,先是半成品C委外,如表3-20。

表3-20 委外工单

单据 品号 品名 单位 数量 交期 单价 金额 税率% 税额 价税合计
12-04委外单 C 半成品C PCS 10 2020-12-8 10 100 13 13 113

委外工单相关的物流单据,如表3-21。

 

表3-21 委外发料及入库(灰色背景部分在成本核算完填写)

单据 品号 品名 单位 数量 单价 金额 仓库
12-04发料 B 原材料B PCS 10 4.07 40.70 YLC-原料仓
D 原材料D PCS 10 8.85 88.50
E 原材料E PCS 10 13.27 132.70
12-08入库 C 半成品C PCS 10 37.49 374.90 CPC-成品仓

特殊要求:

 

⑤生产管理

生产工单,如表3-22。

表3-22 工单

单据 品号 品名 单位 数量 交期
12-08工单 A 产成品A PCS 10 2020-12-6

工单相关的物流单据,如表3-23。

 

表3-23 生产领料及入库(灰色背景部分在成本核算完填写)

单据 品号 品名 单位 数量 单价 金额 仓库
12-08领料 B 原材料B PCS 10 4.07 40.70 YLC-原料仓
C 半成品C PCS 10 37.49 374.90 BPC-半品仓
12-10入库 A 产成品A PCS 10 441.56 4,415.06 CPC-成品仓

特殊要求:

 

提醒:仓库负责库存管理部分的剧本编写,如果只想管理进销存,就不需要使用生产及委外系统,相关部分的物流单据,可以用仓库部分的其他出入库单代替。

 

⑥应收账款管理

K001客户期初应收5,000元,期间销货5,000元(产品A,10件,单价500,金额5,000),期末应收账款 10,000元,本月付款3,000元(2020-12-30),如表3-24。

 

表3-24 客户对账表

客户 期初应收 本期发生 期末应收 已收 剩余应收
K001-客户001 5,000 5,000 10,000 3,000 7,000

 

⑦应付账款管理

应付账款,包括供应商的材料款/委外供应商的加工费,2020-12-30付款,如表3-25。

 

表3-25 供应商对账表

供应商 期初应付 期间发生 期末应付 已付

剩余

应付

G001-供应商B 0 B-原材料20件,单价5,金额100 100 0 100
G002-供应商D 1,000 D-原材料10件,单价10,金额100 1,100 1,000 100
G003-供应商E 0 E-原材料10件,单价15,金额150 150 0 150
G004-委外商C 0 加工费113 113 0 113

 

⑧成本核算

1. 先计算采购件的单位成本

对采购件进行“月末一次加权平均”,如表3-26。

 

表3-26 采购件单位成本计算

品号 期初 期间 金额
数量 成本单价 成本金额 数量 成本单价 成本金额 数量 成本单价 成本金额
B 100 4.00 400.00 20 4.42 88.50 120 4.07 488.50
D 0 0 0 10 8.85 88.50 10 8.85 88.50
E 0 0 0 10 13.27 132.74 10 13.27 132.74

 

2. 再计算委外件的入库成本

包括材料成本、加工费,如表3-27。

 

表3-27 委外入库成本计算

品号 数量 材料成本 加工费 成本金额 成本单价
品号 数量 成本单价 金额 含税单价 金额
C 10 B 10 4.07 40.70 11.30 113.00 374.90 37.49
D 10 8.85 88.50
E 10 13.27 132.70

计算过程:(40.70 + 88.50 + 132.70) + 113.00 = 261.90 + 113.00 = 374.90

 

3. 最后计算产成品的入库成本

工人工资3,000元,制费1,000元,如表3-28。

 

表3-28 生产入库成本计算

品号 数量 材料成本 人工/制费 成本金额 成本单价
品号 数量 成本单价 金额
A 10 B 10 4.07 40.70 4,000.00 4,415.60 441.56
C 10 37.49 374.90

计算过程:(40.70 + 374.90) + 4,000.00 = 415.60 + 4,000.00 = 4,415.60

提醒:财务部(小公司统计员或老板)负责应收应付、成本核算部分的剧本编写。

 

⑨财务总账

根据前面业务期初,可以得到会计科目期初,如表3-29。

 

表3-29 期初科目余额

会计科目 借方余额 贷方余额 会计科目 借方余额 贷方余额
1001 库存现金 2,000.00   2202 应付账款   1,000.00
100201 中行昆山支行128 5,000.00   3001 实收资本   11,400.00
1403 原材料 400.00        
1122 应收账款 5,000.00        

 

根据表3-18 ~表3-28,录入凭证,如表3-30。

 

表3-30 期间会计凭证

顺序 来源 摘要 会计科目 借方金额 贷方金额
5 表3-18 发货 1122 应收账款 5,000.00  
5001 主营业务收入   4,424.78
222102 应交税费/应交增值税(销项税额)   575.22
7 表3-18

结转销售

出库成本

5401 主营业务成本 4,415.60  
1405 库存商品   4,415.60
1 表3-19 进货 1403 原材料 309.74  
222101 应交税费/应交增值税(进项税额) 40.26  
2202 应付账款   350.00
3 表3-20 委外加工费 1408 委托加工物资 113.00  
100201 银行存款/中行昆山支行128   113.00
2 表3-21 委外发料 1408 委托加工物资 261.90  
1403 原材料   261.90
委外入库 1403 原材料 374.90  
1408 委托加工物资   374.90
4 表3-23 生产领料 4001 生产成本 415.60  
1403 原材料   415.60
生产入库 1405 库存商品 4,415.60  
4001 生产成本   4,415.60
8 表3-24 付款 2202 应付账款 1,000.00  
100201 银行存款/中行昆山支行128   1,000.00
9 表3-25 收款 100201 银行存款/中行昆山支行128 3,000.00  
1122 应收账款   3,000.00
6 表3-28 人工制费 4101 制造费用 4,000.00  
100201 银行存款/中行昆山支行128   4,000.00
结转制费 4001 生产成本 4,000.00  
4101 制造费用   4,000.00

 

提醒:实际的账务处理要稍稍繁杂一些,为了保持剧本的简洁,这里简化了。

 

以下空白!

 

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