ERP系统管理软件
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公司资料档案管理系统设计


项目数据管理系统需求分析:

一、可行性分析

1.技术能力

项目所使用的相关技术,如C#.NET语言.Visual.NET2010集成开发平台,MSSQLserver数据库,等等现在都已经很成熟了,它的应用已经非常广泛了,所以可以认为本论文所涉及的技术风险是可以控制的,技术上是可行的。

 

2.经济可行性

这一项目是由成都市地铁公司研制开发的,所以在研发资金方面也有一定的保障。该系统使用所需的软件平台、硬件设备完全可以借鉴成都地铁公司现有的服务器和办公终端,可以说不需额外费用。同时,该系统一方面可以充分降低成都地铁施工项目档案管理人员的工作量,另一方面也能大大降低传统档案管理方式下的错误率,能有效提高成都地铁公司建设项目档案管理工作效率,其所带来的应用价值和经济效益是可预期的。所以这个项目的成本是可控的,经济上是可行的。

 

3.运作的可行性

项目档案管理系统软件的用户界面设计,立足于界面的美观大气,充分考虑了用户体验.操作方便等因素,力图在系统操作和界面外观上尽可能符合当前大众常规操作的要求,并在需求阶段积极收集用户对系统操作及界面的意见和建议。此外,该项目的研发周期为一年,开发进度是绝对有保证的。从而使该项目在用户使用、开发进度控制方面具有可控性和可行性。
项目文件管理系统功能示意图。

 

二、系统功能清单

本文在前期用户需求收集的基础上,经过对需求的细致整理与分析,本文归纳出了软件工程资料管理系统的五个主要功能模块:系统维护模块.收集整理模块.文件管理模块.开发利用模块。每一个模块下面都包含一些子模块。

 

1.整个业务程序

每个单位的档案管理工作各有不同,但总体上可以划分为:档案的收集整理、日常管理、信息服务三个部分。通过对各具有不同特点的业务流程进行细致的分析和总结,最后本系统最终形成文件管理模块.收集整理、档案管理、开发利用等功能模块。根据不同业务流程的特点,编制系统内部的各种规则,包括归档分类方法、排序方法、组卷规则、编号规则等,系统可根据这些规则的要求,自动完成档案管理尤其是收集整理中的大量重复工作;档案人员只需要完成程序难以实现的证件识别.规则设定工作;如果建立了数据接口,存档人员也可避免输入档案资料。
该系统还可通过自定义规则,成为一个很好的实物文件辅助管理工具。系统以系统方式通过文件管理库(文件库).收集三个数据库,即整编库(整编)和档案管理(档案库)的协作,完成电子档案的全面信息化管理。

(1)文件管理库(文件库)由各办事处的文书和机要员登记和管理各类文件,其中有关资料的说明是以收发文件流转为叙述重点,类似于OA系统,不同于档案库。
如果贵单位已建立了OA系统或类似系统及其接口,这些系统的数据可以通过界面直接转到文件管理功能;如果有OA系统还没有进行管理,或在OA系统中无法管理的文件,文书或机要员此时可使用文件管理功能,将这些文件输入(转到)文件库;文件的收集整理.分析、鉴定和修改调整均以文件管理功能来完成。对于不需要存档的文件,需要将其保存到指定的未归档文件库中,需要存档的文件可以通过文件管理功能转给档案员,并将这些文件传送给档案人员,以便在文件管理时进行初步组卷。

(2)收集整编库(整编库),主要是用来输入和整理存档文件。

可以通过OA系统的界面将符合存档条件的文件导入一个整合库。由于收集整理后的文件有可能形成正式的档案文件,因此,该集合库的文件说明信息(库结构)与该资料库的文件描述信息(库结构)相同。散装时,各基层单位和部门的兼职档案工作人员可将本部门待归档的文件从收集整编中输入、整理,然后上交上级档案部门。归档部按照系统统一制定的归档整理规则,对下级单位、部门提交的档案进行收查,对于不符合要求的档案,归档部门有权将其打回原单位和部门,并要求其重新整理。对于集中式整理,档案人员将从OA界面转到的待归档文件和自己输入的存档文件进行集中统一整理。

(3)资料库(资料库)资料库主要用来输入和管理已正式存档的档案。

收集整理后的存档文件,存档人员可进行确认处理,并将档案转至存档。经过信息化处理后,整理的馆藏档案直接将其电子档案信息存储在档案库中。档案库里的文件一般仅供档案人员进行资料维护与利用,而不能再加以整理。对超出保管期限的档案,可修改其保管期限,也可直接进行档案销毁。档案在销毁之后,只保留销毁目录,转至销毁库。总而言之,档案的开发利用,就是向用户提供从上述文件库、档案库、档案库中的档案信息,既可通过网络借阅,也可通过实体借阅。

 

2.业务程序的文件管理

文档管理是文档整合的开始,是档案管理的源头和前期准备。办公用具和机要人员根据已在系统设置中确定的文件分类规则,把这个部门产生的文件和这个部门所接收的文件登记到系统中,并且把它的原始文件放在著录条目下。书记员与机长识别和整理界面传送到的和自己输入的文件,调整著录条目和原稿之后,把需要存档的文件转到整编库,即把文件转交给兼职档案或全职档案人员,不需要存档的文件仍然留在文件库中。可根据您所在单位的习惯和要求,随时都可以进行文件管理工作,也可以定期进行。

 

3.收集整合业务程序

文件收集和整理业务主要包括文件整理方式的确定和整理规则的制订。
(1)归档管理的对象是大量的档案文件,归类、组织、归类、归类、归类、归档是归档管理系统的基础。一般而言,将单位分为以下几种形式:集中式:档案部门集中立卷。分散型:各部门对档案进行整理.随同归档,归档一年归档。结合型:根据档案类型,分别采用集中式和分散式。
(2)归档规则不同的归档类型,有不同的整理(立卷)规则。其处理过程可归纳为:通过价值识别,排除不需存档的文件,确定存档所需的保管期限。整理档案:整理需要归档的文件“分类.装订.整理.编号.编目.装盒”,通过设置整理规则,使此过程自动化。
设计数据管理软件的分布功能。

 


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