ERP系统管理软件
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中小企业ERP管理系统软件与Excel的区别


中小型企业使用ERP管理系统软件和Excel有什么不同。在中小型企业中,老板常常问:“用ERP管理软件的优点是什么?和我现在使用的Excel有什么不同?我也是用Excel来实现ERP的功能啊?…”,笔者结合自己的亲身经历,分析了中小型企业ERP管理软件和Excel的不同之处。

与传统方式相比,ERP软件的优势在于,当企业使用EXCEL或手动记录业务时,与使用软件相比,有很大的局限性。因为除了人为失误导致文件丢失、错误、遗漏等。当员工离职,公司业务繁多时,使用EXCEL根本无法满足管理需求。它有几个优点:操作简单,数据实时关联,自动反映在报表中。数据报表可以实时反映在销售报表中,帮助管理者掌握销售业绩,清晰掌握客户资金,便于管理未收款。登录ERP后,可以查看自己想查看的信息,不需要花时间做EXCEL文件,节省工作量,减少中间沟通时间,优化工作方式。通过权限设置,规范各部门和员工的业务,限制输入、查看、修改和删除数据的权限。随着业务的变化,及时改变设置,有效应对业务变化。各种业务自动关联ERP包括公司涉及的各个方面,软件可以加强各部门之间的关联和部门协作。在一个ERP系统中,可以实现多个业务的互联互通,不会造成数据丢失、混乱和遗漏。可以积极应对员工离职等突发情况,所有重要数据都保存在云中,即使员工离职,也不会影响数据。想查看报表、登录时,可以直接查看报表,掌握相关信息,可以服务于企业管理的各个模块。

中小企业ERP管理系统软件与Excel的区别插图
一、信息分享与控制

ERP管理软件是一种系统,是一种企业信息的存储中心,在这里,可以针对不同岗位的人员进行不同的信息共享,信息既透明又非可视,既保证了信息的及时传递,又能实现最大的信息共享。但是Excel制作的文档却以个人的方式存在,没有很好的关联,无法进行信息整合。Excel中要实现信息的共享只能通过设置共享文件夹来实现,共享文件夹存在较大风险,有些方法可破解共享密码,盗取信息,破坏信息。
例:供货商发货和付款时,采购关心的是数据、价格,而仓库、生管、生产只关心材料的到达工厂,这些在erp中是很容易实现的,但是在EXCEL中,有许多SHEET需要关联。

二、数据的重复使用

在ERP管理软件中,同一或相关联数据一次输入多个复核是比Excel更好的特点,这种数据引用模式不仅减少了输入的工作量,而且还能减少数据的输入错误,最大限度地保证了业务数据的准确性。但是Excel不能很好的实现数据重用,每使用一次都要反复地进行输入,既增加了工作量,又增加了出错的可能性。
例:客户送货单,商务助理输入订单发货记录,仓库输入保货单,财务记录保证应收款。ERP管理软件中,相联单据可以直接取单参考,而使用EXCEL时,业助、仓库、财务等每一个部门都要输入一次,浪费工时不说,备用性也难以保证。

三、流水痕迹的记录

ERP中每一个业务流程上的关键点都将记录相应的流水痕迹记录,包括对单个单据的修改,仓库的出入库,盘亏损等均将记录每一次操作发生的变化,以便一方面可根据业务发生记录,另一方面,可以加强对经营数据的管理。
举个例子:Excel中,发现存货不相符,Excel可以很方便地修改,而且不做任何记录,这样就不会暴露出仓库管理中的漏洞,管理者也难以及时采取措施,长期下来,必将给企业带来严重的危害。

四、数据计算能力

ERP中向用户显示的只是结果或数据的收集窗口,而其根源可能是通过复杂的计算得出的,这些计算均在ERP中处理,用户只需看到他们希望看到的结果,而不必手工设计公式,手工计算。在简易Excel中,可通过设定公式自动计算,但Excel不能进行复杂的计算。
实例:材料需求的计算,既要去查库存、BOM表、近期计划使用量、安全库存量等诸多因素,Excel几乎不可能实现,即使计算出准确率也不高,ERP可以很快地展示出结果。

五、查询报表呈现角度

ERP中的查询条件,报告的呈现是可以根据用户个人习惯设置的,查询方式比较多样,有模糊查询、这里存在精确查询、独立条件查询、多条件组合查询、查询方式多样,自定义查询条件,能够快速找到用户的目的数据,节省查询时间,提高工作效率。并且报告中更多的是根据个人爱好设置需要显示的字段和呈现格式。
例:年度销售统计按业务员统计,按产品统计…,这些在ERP系统中只要一份报表就可以进行多角度的分析,EXCEL中只有SHEET是分的。

六、数据安全和权限控制

ERP的一大好处就是增加了数据安全性,业务数据是企业立足于商场的基础,这些数据是企业运行数年的积累,对企业的作用是不可测量的。ERP将这些数据统一保存在一台服务器上,并将其编码保存在数据库中,一方面可防止数据的丢失,另一方面可防止数据的流失,导致企业信息的泄漏,给企业的市场竞争带来极大的危害。并将Excel记录的数据,全部放在分散在各式各样的计算机上,一旦计算机发生故障,就会导致数据的丢失,因为数据不进行集中管理,很容易造成数据流失。
例:客户信息,Excel中的客户信息,相关人员可随时带出去,给企业带来不可估量的损失。但是ERP中只有授权人员可以查看属于该系统的客户信息,并且只有授权后才能实现导出。

七、智能提示

ERP和Excel是另一个显著不同之处。用户可以使用智能提醒功能,向用户提示异常数据处理,找出异常数据产生的原因,从而快速解决问题,将对企业的危害最小化。Excel不能实现这一功能。
举例来说:对出货的客户订单进行提醒,经理可以通过提醒功能,知道哪些订单即将发出,对于将过期的订单,对即将过期的订单,应尽快与客户沟通,避免由此造成的损失。

八、管理思想的体现和执行控制

ERP管理软件是“管理实际工作过程”,全过程所必需的“拟人思维逻辑运算能力”,是工厂实际工作流程的系统化表现。并且ERP管理软件非常擅长这种“逻辑关联操作”,从而替代了员工的“人工跑动通知”。
业务接单后找生管,生管安排好后去采购,采购去供应商,发货到仓库。excel表格不能用数学公式来表达,你需要写一大堆复杂的“关系公式”才能勉强做到,再复杂一点也无能为力,而在管理软件中,实现起来并不复杂。
显然,上面提到的EXCEL指的是标准的EXCEL,不包括VBA二次开发后的功效(作者在工作时接触过EXCEL,至今仍让我惊叹不已)。

上述八点,就是中小企业ERP管理软件与EXCEL的根本不同之处,币加德希望本文能够得到大家的交流与分享。


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