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币加德ERP

xt02 分类及编码规则设定


要正式实施ERP系统,首先要做的第一件事情就是确定编码原则,特别是“货品”、“客户”、“供应商”这3大基础数据的编码原则。

编码有一个原则、二个方法

一个原则:唯一性原则,对货品来说,就是一物一码;对客户、供应商来说,就是根据客户编码可以唯一区分客户,供应商同样如此。

二个方法:“流水码”和“特征码”。

流水码:顾名思义,就是1、2、3、……。

特征码:举一个例子,身份证号码,18位身份证号码各位的含义:

(1)1-2位省、自治区、直辖市代码;

(2)3-4位地级市、自治州代码;

(3)5-6位县、县级市、区代码;

(4)7-14位出生年月日,比如19670401代表1967年4月1日;

(5)15-17位为顺序号,其中17位男为单数,女为双数;

(6)18位为校验码,0-9和X。作为尾号的校验码,是由号码编制单位按统一的公式计算出来的,如果某人的尾号是0-9,都不会出现X,但如果尾号是10,那么就得用X来代替,因为如果用10做尾号,那么此人的身份证就变成了19位。X是罗马数字的10,用X来代替10。

提醒:“流水码”最大优点是编码简单,在用Excel整理基础资料时,可以快速编码,缺点是编码本身只是一个流水号,无法根据编码人工识别出它的含义。

“特征码”编码复杂,需要事先做好规划,但是特征码每一位编码都具有含义,特征码当中也有流水号部分。

流水码、特征码各有优缺点,在中小企业的ERP实践中,客户、供应商通常采用流水码,货品采用特征码。

在ERP实施中,先制定分类及编码规则表,如表8-1。根据企业自身的货品情况进行分类,把握好分类的颗粒度,客户、供应商编码比较简单,前缀+流水码,3位流水码可以容纳999个往来单位,一般来说足够了。

表:分类及编码规则表

分类 编码长度 一级分类 二级分类 三级分类 流水码 编码举例
货品 10码 代码 名称 代码 名称 代码 名称
01 一级分类01 0101 二级分类01 010101 三级分类01 **** 0101010001
010102 三级分类02 **** 0101020001
02 一级分类02 0201 二级分类01 ****** 0201000001
客户 4码 K *** K001
供应商 4码 G *** G001

提醒:在对货品进行分类编码的时候,固定的属性才可以作为分类,要不然就失去了“特征码”编码方法的意义,好比身份证号码是按照出生地这个固定的属性进行编码,如果对身份证编码规格比较熟悉的话,一看身份证号码,就知道是来自哪个省份。

反过来,如果以居住地这个变化的属性进行编码的话,问题来了,他今年居住在山东省,明年去了浙江省,那编码就得跟着变化,要不就失去了意义(不能根据身份证号码判断其居住在哪个身份),如果编码跟着变化属性进行变化的话,就违背了“一物一码”的原则。

然后依表进行设定,如下图。

erp系统管理-分类及编码规则设定

图:分类及编码规则设定


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